Arbeidsflyt i bedriften. Management Program Document og journalføring

Automatisering av arbeidsflyt er et mål tydd til av nesten alle moderne virksomheter. Selv små selskaper jobber med en masse av ulike dokumenter, inkludert bokstaver, budsjetter, fakturaer, kontrakter og alle typer krav. Det er av denne grunn at nesten alle moderne organisasjon prøver å bruke dette tiltaket som en arbeidsflyt som er gitt på bekostning av fullstendighet og bevaring av data, enkel å finne og lagre diverse informasjon, og begrense optimalisering av den tiden som kreves for godkjenning.

Hvorfor gjøre det?

Nesten alle bedriftens ansatte bruker mye tid på å finne riktig informasjon, og statistikken sier veltalende at det tar omtrent halvparten av arbeidstiden. Som det også skjer at du må gjenskape på nytt i stedet for re-bruker noen dokumenter som eksisterer "sted". Det er en standard er en situasjon der den opprinnelige teksten i en traktat er advokat i datamaskinen, og posteringer på verdipapirene som følger med gjennomføring av kontrakter henrettet i regnskapssystemet, er regninger og handlinger som finnes i økonomiavdelingen i papirform, og korrespondanse vedrørende gjennomføringen av avtalen arbeidet er i ansatte elektroniske postbokser. Denne "spredning" av informasjon er ekstremt skadelig for sikkerhet, integritet og konsistens, er det i slike situasjoner er det faktisk automatisering av arbeidsflyt.

Gjennom innføringen av spesialiserte informasjonssystemer løst dominerende fleste problemer. For eksempel har noen av budsjettsystemet gir mulighet til å lage et system av sammenkoblede budsjett, etterfulgt av dannelsen og lagring av ulike versjoner av slike dokumenter, så vel som en indikasjon på deres status. Således problemet er delvis løst budsjett dokumentet ved anvendelse av slike systemer.

Men ikke glem at dagens budsjettramme, samt regnskap og ERP-system i det overveldende flertall av tilfellene arbeide med strukturert informasjon, dvs. den type data som kan opprettes og lagres i en tabellform. Ifølge de fleste eksperter, den totale mengden av data av alle moderne forretnings strukturert informasjon gir bare 20%, mens resten inkluderer e-post, tekstdokumenter, ulike rapporter om forhandlinger og møter, bilder osv Ganske ofte, uten å gjennomføre studier ustrukturert informasjon rett og slett ikke er mulig å foreta en normal vurdering kontektsta, som allerede er til stede strukturert. Lagring, innsamling og etterfølgende behandling av slike data er tilveiebrakt ved anvendelse av de tiltak som er arbeidsflyten, og innholdsadministrasjonssystemer informasjonsselskap.

Hva er det?

Med hjelp av det elektroniske dokumentet management system gir organisasjoner av alle samhandling mellom ansatte i en organisasjon på grunnlag av den dokumentasjon som sendes. Igjen 1C dokumentet gir for etablering av dokumenter, muligheten for å flytte dem på organisasjon og opprettholder kontroll over utførelsen av dokumenter og prosesser som er beskrevet ved å bruke dem. Dermed gir det elektroniske dokumentet selskapet enorm rekke fordeler, sette hennes arbeid er faktisk et nytt nivå.

Hver eneste dokument i denne elektroniske systemet er preget av et helt sett av detaljer som karakteriserer det unikt (ofte referert til som slike sett med kort). Kortet kan inneholde en rekke opplysninger, blant annet dokumenttype, dato for dannelse og endring, forfatteren, samt lagringsplass og mye mer. I fremtiden dokumenthåndteringssystemet vil gi lagring og gjenfinning av nødvendig dokumentasjon i henhold til de opplysninger som er fastsatt i kortet.

muligheter

Elektronisk dokumentbehandling gir organisasjoner med ikke bare en rekke fordeler, men det åpner også opp mange nye muligheter, som også er viktig.

sentralisert kontroll

Uansett hvor stort dette er, eller at bedriften dokumenthåndteringssystem gir mulighet for raske endringer i form av dokumenter sirkulerer på det. For eksempel vil endre søknadsskjemaet for noen av kostnadene ved de ulike ansvarssentre bare for å gjøre visse justeringer i malen nok at krav som allerede er lagret i systemet. Etter det, vil de ansatte som fyller en slik søknad ikke kunne bruke dokumentasjons foreldede former, siden søknaden fylles og sendes gjennom systemet.

Dokumentasjon livssyklus

Hvert dokument som vil gi opp og behandles i enhver bedrift, går nødvendigvis gjennom flere stadier satt. For eksempel når det gjelder bedriftens budsjett, er det først nødvendig å gjøre, og deretter godkjenne og utføre på bestemte tidspunkter. Etter det, ulike faktiske og planlagte resultatene av budsjettet gjenstand for grundig analyse og sendt til arkivet. I 1C dokumentet gir stram kontroll over livssyklusen til dokumenter, tar hensyn til de grunnleggende kravene i bedriftsmiljø, samt ulike juridiske regler og industristandarder for selskapets virksomhet.

team~~POS=TRUNC

Elektronisk dokument management system gir mye mer enn bare en organisering av kollektivt arbeid på dokumenter, og i stede vil være eksperter som er i ulike kontorer eller i forskjellige byer.

Systemet lagrer et tilstrekkelig stort antall versjoner av samme dokument, i tillegg til direkte og endre, kan de kommentere dataene, det vil legge til dem noen kommentarer og notater, uten at det påvirker den grunnleggende informasjon, som han må levere.

konfidensialitet

Ganske viktig funksjon i slike systemer er at i samme dokument 1C kan abonnere via en spesiell digital signatur fulgt av kryptering av. Dette gjør det mulig ikke bare å bekrefte ektheten av informasjon, men også entydig identifisert med forfatteren, samt å oppnå den mest effektive sikkerhet for lagring av ulike data om nødvendig.

ruting

Hvis det elektroniske dokumentet styringssystemet ikke er tilgjengelig, og i så fall den ansatte som deltar i etableringen av visse verdipapirer, må nødvendigvis forstå hvem som er best å overføre disse verdipapirene. Elektronisk dokumentbehandling i bedriften til å automatisk overføre data rett person.

I seg selv er det ruting fri og stiv. Free gir en mulighet til å dokumentere retning av absolutt alle mottakere som er hensiktsmessig, mens den stive gir den mest nøyaktige regulering, men i spesielle tilfeller handlingen av pre-installert i systemet dokumentasjon av trafikkregler kan være litt pause (for eksempel hvis du trenger å sende utkast til dokument for gjennomgang til noen utenfor eksperter).

adgangskontroll

Det er flere muligheter for hvordan å skille mellom de forskjellige krefter av selskapets ansatte i form av dokumentasjon ledelse. Dermed en avansert arbeidsflyt tillater en person å gi full kontroll over dataene som begrenser muligheten til å redigere eller la bare vise eller kommentere noen filer. Dette forenkler arbeidet med ulike data, og det er viktig - det blir mye tryggere.

integrering

For å sikre maksimal dataintegritet, som er tegnet i et bestemt selskap, elektronisk dokumenthåndtering i bedriften gir for integrering av det installerte systemet med andre - økonomiske, industrielle, analytisk, etc. Gjennom en slik integrering har moderne arbeidsflyt system ofte nok tatt i bruk som et slags bindeledd mellom flere programvare typer.

Dokumenter av alle systemer, er logisk knyttet til denne informasjonen, kalt kontekst. Det kan inkludere innholdet i et papir eller e-poster, fakser, betalingsbilag, registreringer av aktiviteter, video eller lydopptak, og enda mye annen informasjon. Konteksten av dokumentet kan legges til manuelt eller fullt automatisere prosessen, avhengig av preferanser og behov for ledelse.

For eksempel kan den moderne system for automatisering av arbeidsflyten i ferd med å dannes og etterfølgende endringer i pris anvendes en rekke andre kontekstuell informasjon:

• alle typer markedsundersøkelser, herunder ikke bare sin egen, men også de som ble hentet fra eksterne kilder;
• Ulike avtaler med kolleger (kjøpere eller leverandører);
• Spesielle juridiske og referansedokumenter;
• tilleggsinformasjon, noe som gjenspeiler seg i noen begrensninger eller forutsetninger (som et eksempel, inflasjonen, valuta og andre data);
• referat fra møter, holdt for å diskutere hvilken som helst versjon er budsjettet, og omfatter alle slags arbeidere kommentarer og observasjoner av deltakerne i prosessen (ofte slik dokumentasjon sendes blant alle ansatte via e-post og lagret separat fra en budsjett informasjon filer).

En bruker som arbeider med et budsjett, når som helst, hvis det er nødvendig, kan se noen av de ovennevnte dokumenter, som moderne arbeidsflyt teknologi gjør det mulig for ham å gjøre dette uten noen lange søk.

Hvilke systemer er brukt hos oss?

En av de mest populære programvareløsninger som kan bli funnet i russiske selskaper kan kalles en kombinasjon av Microsoft Outlook verktøy med Microsoft Exchange Server. Den første søknaden, i prinsippet, sett på nesten hver datamaskin, mens Exchange Server blir ofte tatt for å bruke som en fullverdig e-postserveren. Til tross for at selskapene som allerede for en tid siden var innføringen av elektronisk dokument holdt, er slike programmer bare brukes som en plattform for e-post, etter noen sentraliserte innstillinger selv denne programvaren kan brukes som en helt funksjonell automatisering arbeidsflyt for nesten alle organisasjoner .

For øyeblikket er det russiske markedet fylt med dusinvis av ulike systemer, ved hjelp av hvilke et dokument management automatisering, og lignende programvare tilbyr ikke bare vestlig, men også innenlandske utviklere. Selv Microsoft, i tillegg til de ovennevnte programmene, tilbyr enda hjelpemidler som Content Management Server eller Sharepoint Portal Server.

Den kraftigste blant alle eksisterende systemer anses å være Documentum, men hovedsakelig store selskaper bruker denne automatisering prosessen. Arbeidsflyten av noen selskaper på bekostning av automatisert programvare Lotus Notes-pakke, men mange kaller det en slags "designer for programmerere", som settes opp på grunnlag av sin komplette systemet er ganske vanskelig.

Hva er forskjellen mellom russiske og vestlige systemer?

Hvis vi snakker om de viktigste forskjellene mellom norske og utenlandske verktøy, de er tilgjengelige i skalering evner. For eksempel, hvis systemet vestlige utviklere kan operere i nesten alle operativsystemer, var det meste innenlands utviklet bare for ett av dem, og selvfølgelig, at det ofte er Windows. Vestlige systemer er konfigurert til å bruke noen DBMS. Slike russiske systemer begrensninger kan alvorlig hindre muligheten for å bygge kryssplattform, integrerte løsninger.

Når det gjelder funksjonalitet, ligger den største forskjellen i det faktum at i Vesten dokumentoproizvodstva automatisering og arbeidsflyt implementert flere programmer som kan utstedes under én merkevare, men målet for en rekke formål. For eksempel, Documentum tilbyr en rekke individuelle produkter, som brukes for full automatisering og integrasjon med ERP-system, støtter design og engineering dokumenthåndtering, etc. Den dominerende flertall av programvare utviklet i Russland, med sikte på å løse et bestemt problem.

Også verdt å merke seg er at den viktigste forskjellen ligger i tilnærmingen av begge parter til hva som er en automatisering av arbeidsflyt system. Vestlige systemer er ment å gi fullstendig automatisering og oppfølging støtte gjennom en rekke forretningsprosesser i organisasjonen, mens det overveldende flertall av norske programmer for å automatisere visse funksjoner bare.

Kostnaden for vestlige systemer på ca varierer fra $ 400 til $ 1000 for hver jobb, ikke medregnet kostnadene for implementering, maskinvare og programvare som er nødvendig for å sikre en normal elektronisk dokument. Ofte selv-introduksjon koster omtrent halvparten av vanlig pris lisenser, som det meste av programmet for automatisering av arbeidsflyt gjennomført ulike kampanjer, men i enkelte situasjoner prisen på en størrelsesorden større. En av de vanskeligste er alltid prosjektet for automatisering av økonomisk dokumentasjon for gjennomføring av slike prosjekter koster ca 2-3 ganger høyere enn prisen av lisenser.

Innenlandske programvare solgt til $ 200-600 per sete, og i tillegg til det tatt hensyn til kostnaden av ekstra programmer og diverse utstyr. Til slutt, er beregningen av komparative verdien utført på samme måte som i de vestlige systemer.

funksjoner

I de aller fleste tilfeller som en prioritert retning av automatisering er de prosesser som er relatert til en harmonisering av dokumenter, for eksempel fremgangsmåten ifølge innledende fremstilling og videre gjennomføring av lommebøker. Imidlertid er mange lag nå bruker kontorautomasjon og arbeidsflyt, det vil si med registreringsprosedyrer for utgående og innkommende dokumenter.

Introduksjon til det elektroniske systemet er ikke fundamentalt forskjellig fra innføringen av andre automatiserte systemer, derfor er det nødvendig å dvele ved de karakteristiske trekk ved dette prosjektet.

Opprettelse av enterprise-klassen lagring

Innledning dokumentet automatisering i alle fall gir for enkelte bedrifts depot der du kan lagre all dokumentasjon. Den logiske strukturen til lagring, utvikling og videre implementering av sikkerhetsrutiner, samt dokument lagring hierarki krever maksimal nøyaktighet og må bli utført på et tidlig stadium av prosjektet.

Det bør tas i betraktning at lagringsfunksjonen kan distribueres i begynnelsen av design, så på et tidlig stadium kan gjøres for å flytte alle dokumenter fra dagens lagringsplassene i en enkelt bedrifts depot. Som et resultat, kan brukerne gjøre seg kjent med noen av de store funksjonene i systemet, og samtidig mestre og dens anvendelse. Akselerere tilpasning av de ansatte til å implementere systemer kan være gjennom bruk av servicefunksjoner som varsler om endringer i dokumentasjonen, utseendet av nye dokumenter, etc.

Dermed arbeidsflyt nødvendig for enhver moderne bedrift som søker å utvikle og forbedre sin virksomhet.