Dokumentbehandling - det er et viktig ledd i kontor

Under dokumentet for å forstå de regler som er signert forhånd løsninger innen bedriften eller institusjonen fra det øyeblikket de ankommer til arkiv lagring. Grunnlaget for dette konseptet er å produsere dokumentet, sin behandling av overføring av utøvende organer, gjennomføre ordninger for gjennomføring, sertifisering, registrering, send dem til lagring.

Denne prosess, som tar hensyn til bevegelse av et dokument eksempel med bevegelseshastigheten i slike tilfeller. Dokumenthåndtering - en prosess som må balanseres med informasjonsvirksomhet i administrativt apparat, dokumentasjon av hver individuelle løsninger, lagring nyankomne dokumenter.

Et stort antall av svakheter i forvaltningen av mange enheter koblet bare med dårlig organisering av bevegelsen av dokumenter. For eksempel dokument sirkulasjon prosessen løsninger bør omfatte tre obligatoriske komponenter:

• informasjons støtte til beslutningstagere (dette inkluderer pålitelig informasjon som bekrefter riktigheten av den beslutning);
• dokumentasjon av løsninger (administrativ dokument);
• kontroll over gjennomføringen (som inkluderer organiseringen av de foreslåtte verk, fremgangsmåter for å utføre oppgaven, overholdelse av vilkår).

Som det fremgår av ovenstående eksempel dokumentet - en samling av informasjon, basert på hvor en beslutning vil bli utstedt en status; fremstilling av løsninger, herunder redigering, koordinering, forberedelse opp til godkjenning. Alle disse trinnene krever bevegelse av et dokument, ikke bare mellom de strukturelle inndelinga av bedriften, men også mellom utøvere, alt fra teknikere, eksperter, etterbehandling med lederne. Konklusjonen av dette eksempel er at jo høyere hastigheten på bevegelsen av et dokument, desto høyere er kvaliteten på sin utførelse i hvert trinn, jo bedre selskapet administrere prosessen som en helhet.

Selve begrepet dukket opp i litteraturen i årene 1920. Deretter ble det antatt at dokumentet - er organiseringen av arbeidet, med sikte på rasjonell organisering av statsapparatet som helhet, ansvarsfordelingen mellom de ulike artister og tjenester. I 1931 ble det første forsøket på å regulere uniform laget kontroll Technology Institute prinsipper for records management. Ble satt ut de regler som må gjøres mottak og levering av dokumenter, regler håndheving, er reguleringen signert. De neste stadier av utviklingen av økonomien fått lovregule slikt som postbehandling, hvor det lagt vekt på individuelle tekniske driften. arbeidsflyt programvare disse rettsakter ble ikke nevnt, men faktisk det kom ned akkurat i tide for organiseringen av bevegelse dokumenter. Siden 1974 ble det undertegnet av hoveddokumentet regulere hele prosessen med papirarbeid, som driver den dag i dag.

Denne loven kalles "Unified State System of office" (EGSD), punkter som er dedikert til organiseringen av bevegelsen av dokumenter, teknologiske metoder for behandling og anvendelse av reglene. I denne samlingen, det formulert grunnregelen: "dokument - en rask bevegelse av instrumentet på mest konsis måte, inkluderer et minimum tid og arbeid" Bare ved å praktisere Fastsettelse av reglene, kan du forvente en forbedring i folks levestandard, vekst av staten økonomien.

For å oppnå disse målene trenger smarte, disiplinerte, ansvarlige ledere, for hvem innføringen av arbeidsflyt basert på EGSD, er det et spørsmål om ære og samvittighet.