Klassifisering av dokumenter: grunnleggende kriterier

For å enkelt forstå et stort antall dokumenter, spesielle regler for utarbeidelse og behandling, forskjellige klassifiseringer, samt aktuelle former og metoder for å jobbe med dem.

Det er verdt å merke seg at klassifisering av dokumenter er ekstremt viktig, siden det bidrar til å markere sine spesifikke egenskaper og gjør det mulig å bruke dem mest rasjonelt. Det er en av de eldste og til slutt på uferdige problemer, utviklingen som først begynte på slutten av 1960-tallet. De fleste tilnærminger til distribusjon av dokumentasjon til individuelle grupper har tidligere kun hatt spesielle egenskaper med hensyn til aktivitetsområdet eller en bestemt vitenskap. Og bare nylig var en flersidig klassifisering av dokumenter basert på informasjon og materialkomponenter.

Alle dokumenter kan deles i henhold til følgende kriterier:

1. Omstendighetene i deres funksjon i rom og tid. Vi tar hensyn til regelmessigheten av publisering (periodisk og ikke-periodisk), utseende tidspunkt (original, original, kopi, duplikat), utstedelsessted (regionalt, nasjonalt eller utenlandsk);

2. Informasjonskomponent.

• Vær oppmerksom på innhold og nivå av generalisering av informasjon (primær og sekundær dokumentasjon);

• Klassifiseringen av dokumenter inkluderer dimensjonaliteten til den registrerte informasjonen om størrelsen (format) og antall sider (volum);

• Separasjon i henhold til hvordan informasjon oppfattes (dokumenter kan leses av en person eller kreve spesialt teknisk utstyr);

• Denne klassifiseringen av dokumenter inneholder også arten av det ikoniske middelet som inneholder informasjon (tekst- og ikke-tekstlige former);

• Ved hjelp av metoden for registrering av data skiller man håndskrevet, trykt, mekanisk, magnetisk, fotografisk, optisk, laser, samt elektroniske dokumenter.

3. Materialkomponent, som inneholder visse kriterier (for eksempel informasjonsbærermaterialet , samt form og design).

Det er verdt å merke seg at distribusjonen av dokumentasjon for individuelle grupper i innhold og form gir deg bedre mulighet til å organisere arbeidet med det.

Det skal nevnes at det til nå også er en tilsvarende klassifisering av regnskapsdokumenter, som tar hensyn til innholdet, plassen og rekkefølgen av samlingen, hensikten og bruksmåten.

Denne klassifiseringen av regnskapsdokumenter inkluderer følgende underavdeling i typer:

• Avhengig av formålet - administrativt og utøvende, regnskap eller kombinert;

• I rekkefølgen av kompilering - primær og sammendrag;

• Interne og eksterne dokumenter;

• Ved bruk - disponibel og akkumulativ;

• Avhengig av innholdet - monetære, oppgjør og materiale.

Jeg må si at en slik klassifisering inneholder mange kriterier og er ekstremt bred, derfor er hvert dokument knyttet til forskjellige grupper samtidig, men det kan karakteriseres av visse funksjoner og brukes bare i det aktuelle feltet.