Hva er et elektronisk dokument?

Nivået av databehandling i dag kaller for en overgang til "papirløse" kontoradministrasjon. Den er basert på et elektronisk dokument, som i motsetning til den tradisjonelle, karakterisert ved en rekke nye egenskaper og karakteristika. Så langt har en enkel definisjon av dette fenomenet ikke eksisterer i loven eller i den vitenskapelige verden i Russland.

Begrepet "elektronisk dokument" dukket opp så tidlig som på 1970-tallet. Så vi begynte å bli kalt "maskinlesbare dokumenter." Deres særegenhet er at de må opprettes ved hjelp av datateknologi og være egnet for databehandling. I dette tilfellet er de nødvendige detaljene gjort strengt i samsvar med etablert prosedyre for alle dokumenter.

Elektronisk dokument - er et objekt av informasjon, som består av to obligatoriske deler: 1) opplysninger (navn, informasjon om forfatteren, tid, sted opprinnelse, etc.) og elektronisk digital signatur; 2) den største del av innholdet bestående av tekst, grafikk og numerisk informasjon behandles som en enhet.

Et elektronisk dokument skal underskrives av en kvalifisert elektronisk signatur, noe som gjør det tilsvarer et papir signert av sin egen hånd. Informasjonen blir presentert i det i digital (elektronisk) form. Sensing data ved hjelp av datamaskiner kan overføre informasjon om telenett, prosess - i informasjonssystemer. Om nødvendig, kan et dokument i form av et display på skjermen og på papir.

Elektronisk dokument - en syklus livet av elektroniske dokumenter i en virksomhet (organisasjon, selskap) for å motta dem, endre status (godkjent, kommunisert til, i, signere, lukket, etc.) til sletting av arkivet. Et slikt dokument er noen ganger referert til som en «arbeidsflyt», som karakteriserer bevegelsen av dokumenter som en enkelt strøm av enkeltverk innen en bestemt forretningsprosess. Hele elektronisk dokument styringssystem inneholder programvare som du trenger for å organisere og opprettholde denne type livssyklus av dokumenter.

Elektronisk dokument og arbeidsflyt basert på det har flere fordeler fremfor tradisjonelle. De gjør organisasjonens ansatte til å kontrollere ikke bare sitt eget område av arbeid, men hele prosessen. Bruk det elektroniske arkivet er mye mer praktisk enn papir. , Redusere tiden for passering av sin koordinering og gjennomføring av dokumentet kan bli funnet i løpet av få minutter. Generelt er det mer økonomisk enn papir. Det er ganske mye elektronisk dokumenthåndtering programvare ( "Motive", "E1 Eufrat", "DocsVision", "1C: dokument". Og andre).

I dag er det Shade utenlandsk erfaring med regulering av relasjoner innen elektroniske dokumenter i juridiske termer. I Russland har problemet med regulering av disse relasjonene ikke mottatt lovvedtak, selv om det ble gjort forsøk vedtakelsen av loven (2005). Vedtakelsen av lovgivningen på denne type papir - en av de viktigste retninger av rettslig regulering.