Plikter kontorsjef

Ofte, spesielt i små organisasjoner, kontorsjef kalles vanligvis sekretær. Det høres så mye mer solid posisjon, men det faktum at ansvaret for kontorsjef avvike fra sekretariat (selv om de sikkert har mye til felles), sjelden noen bekymret i dette tilfellet.

Hva er ansvaret til den ansatte? Først og fremst ansvaret for kontorsjef er å jobbe med dokumenter. Den ansatte mottar mottatt korrespondanse, registrerer det, sender mottakeren sender til arkivet, hvis det er nødvendig. Han tar også søknader fra andre ansatte vil overføre dem til signaturen til General Director, forsikrer dem stempel, og deretter gir tilbake. De plikter kontorsjef er å arbeide med interne dokumenter: utskrift bestillinger og deres klaring, lagring, sende arkiver og regnskap, som jobber med utgående korrespondanse. Om nødvendig, bør han være i stand til å arbeide med alle kontorutstyr: faks, skanner, kopimaskin, samt å rekruttere og skrive ut dokumenter. Forberede seg på rommet for presentasjoner, holde møtereferater, møte og mottak av gjester og kunder som en del av sine plikter i vervet manager.

Ofte har den ansatte å forholde seg til tradisjonelle sekretæroppgaver: fordeling av inviterte partnere eller ledere i hoteller, booking rom, flybilletter og togbilletter. Avhengig av detaljene i selskapet og kontoret selv, kan sjefen være en representant for et selskap i virksomheten forhandlingene, og utføre sine oppgaver på en personalsjef: jakten på nye medarbeidere, etablering av incentiver og utdanningsprogrammer, design arbeid. Noen ganger fokuserer han på innføring av informasjonsteknologi, utvikling av nye programmer.

Plikter kontorsjef anta kunnskap:

1. Lover og forskrifter som regulerer de juridiske, informasjon, forretnings selskaper.
2. Fundamentals of management, markedsføring, entreprenørskap og næringsliv.
3. Grunnlaget for sosiologi, psykologi, etikk av virksomheten kommunikasjon, ikke har jobbet med de ansatte og publikum.
4. Prosedyre for å utarbeide business forslag, rapporter, planer, kontrakter og avtaler.
5. Hjørnesteinene i ledelse, grunnleggende ergonomi og helse.

I tillegg til disse oppgavene, ansvar for kontorsjef har en beholdning av kontor og programvare som kreves for å kjøre forbruksartikler (kontorrekvisita, papir og annet tilbehør), som er nødvendig for arbeidet til ansatte. Dessuten er han forpliktet til å holde oversikt over disse materialene for å sikre deres utstedelse, for å finne ut hvordan du kan få tak i, organisere og holde orden på betalinger for forsyninger. Plikter kontorsjef er å overvåke tilstanden til kontorutstyr, som inkluderer: en operativ utfordring å mestre for reparasjoner, rettidig utskifting av forbruksvarer (for eksempel patroner), når det er umulig å reparere - utskifting av kontorutstyr.

Avhengig av reglene vedtatt i selskapet, og dens størrelse kontorsjef eller han tar samtaler og fakser, videresende dem til rett person, sende fakser og ringe opp kunder og partnere, eller fører tilsyn med arbeidet med sekretærer, inkludert overvåking av kulturen i sin tale. Også i de oppgaver kontorsjef er å kontrollere de sanitære forholdene i kontoret, organisasjonen planlagt vedlikehold, ring teknisk personale for feilsøking (for eksempel utskifting av lamper eller vask brytere).

Generelt kan denne listen utvide eller kontrakt avhengig av arbeidssted. Det er derfor nødvendig selv på scenen i intervjuet for å spørre hva kontorsjef (plikter den ansatte i selskapet).