Til arkiv rom kravene. De grunnleggende reglene for organisasjoner Archives

Arkivet kan være i form av en separat strukturell enhet av en organisasjon eller være en integrert del av livet på kontoret. Dette avhenger av volumet av et eksisterende dokument.

Hvordan organisere det

Opprette et arkiv for enhver bedrift eller organisasjon krever et sett av konkrete tiltak:

1. Du må velge riktig lagringsplass for lagring av dokumenter og riktig utstyre den.
2. Forsiktighet bør tas for å skape forhold som oppfyller standarden.
3. Det er nødvendig å utstyre den med teknisk synspunkt - å kjøpe og installere nødvendig utstyr for arkivet.
4. Depotet er bundet til å være organisert prosedyre for organiseringen av arkivering av alle nødvendige dokumenter.
5. Det må utvikles og godkjennes av regelverket av enheten.

Gjennomføring av disse tiltakene sørger for sikkerheten til arkivere dokumenter og holde dem i ønsket tilstand.

Hvem er arkivar

Og hva er kravene for arbeiderne som vil bli engasjert i organiseringen av arkivet og videre lagring av dokumenter? De kan være kombinerte stillinger og deres keeper, for eksempel, en sekretær eller en resepsjonist?

Arkivar - en spesialist hvis oppgave er å organisere arkiv aktiviteter. For sikkerheten til dokumentene betrodd ham, han bærer det fulle ansvar. Hans arbeid er ikke mulig uten å passere en bestemt instruksjon eller (om nødvendig) internship i institusjonen av Riksarkivet.

Dens funksjoner kan overføres til en annen ansatt som jobber deltid. Typisk er Archivist oppgaver som er tilordnet den enkelte arbeider i det tilfelle hvor det beløp som er satt sammen med den dokumentasjon er tilstrekkelig stor. I store organisasjoner, bemanning en egen post for dette formålet. I dette tilfellet, men det er vanligvis sammensatt en stillingsbeskrivelse som angir hvilke typer arbeid betrodd til arkivar, samt sine rettigheter og plikter.

Det viktigste - prosedyren

Tilfeller overføres til arkivet organisasjonen ifølge en spesialutviklede grafikk. Hans tegning må avtales med lederne for hver av avdelingene, som vil overføre dokumenter og godkjent av arkivar. Siden arbeidsdokumenter i arkivet er ikke bare lagret, men også tidvis brukt, bestemme reglene for deres sak (hvis aktuelt) sendt inn søknader i organisasjonen, samt eksterne interessenter.

Levering av dokumenter som skal feires i visse bøker av registrering. det er krav, ordre, virker på overføring av saker til midlertidig bruk av tredjeparts prosedyrer for registrering (blant annet disse kan inkludere aktor kontor og domstol). Utstedt dokumenter i opptil en måned av egne ansatte, og opptil tre måneder - representanter for partiet strukturer.

De grunnleggende reglene for organisasjoner Archives

Apg arkiv, samt eventuelle strukturelle enhet på grunnlag av særlige bestemmelser, godkjent av ledelsen. Ansatte i det i sitt arbeid følge sine egne stillingsbeskrivelser. Bestemmelsene er vedtatt av selskapet, fastsetter de grunnleggende reglene i arkivene (status for den funksjonelle mål på rettigheter og ansvar og sammensetning av nødvendig dokumentasjon). Ved sin grunnleggende oppgaver er:

1. Utfylle arkiv av dokumenter er sammensetningen som er oppført i en egen del av forskriften.
2. Hold poster av materialer og holde dem trygge.
3. Å utvikle til de tilgjengelige dokumenter finne hjelp.
4. Lar deg bruke prosedyren som er lagret i arkivmaterialet.

Hvis organisasjonen har dokumenter som kan være relevant for Archival fond i Russland, deretter forberede og sende dem til permanent lagring i lager staten er en av de eksterne problemer av strukturell enhet.

funksjonaliteten

arkivfunksjonen systematisk stammer fra sine oppgaver. De viktigste er følgende:

1. Vedlikeholde lister over sine egne kilder til oppkjøpet, det vil si organisasjoner eller forretningsenheter.
2. Ta av dem på en ryddig måte dokumentene for sikkerhets skyld.
3. Ta hensyn til materialer og sikre deres fullstendig sikkerhet.
4. Forming og opprettholde et online hjelpesystem, knyttet til arkivdokumenter.
5. Gjennomføre informasjons service management og alle strukturelle enheter i organisasjonen.
6. Organiser utstedelse og bruk av dokumentasjon i samsvar med behovene til enkeltpersoner og andre organisasjoner, for å vurdere og analysere prosessen i bruk.
7. Forbered uttalelser og offisielle svar til borger ber sosial og juridisk art.
8. Gjennomføre aktiviteter på undersøkelse av verdien av et dokument, organisere, overføring av forhandlingene med sikte på permanent lagring i kommunal eller statlig arkiv (i tilfelle når organisasjonen er en av de ovennevnte kilder til anskaffelse av arkiver).
9. Kontrollere riktigheten av dannelse og arkivfiler i oppkjøpet av kilder - både i sine egne strukturelle enheter og andre organisasjoner.
10. Å organisere arbeidet på å holde virksomheten nomenklatur.
11. Gi praktisk og metodisk hjelp med dokumentasjon av hvert strukturelle underavdeling.
12. Delta i utviklingen av arkiver og registre ledelse.
13. For å delta i hendelsene holdt for formålet med opplæringen arkivarer og ansatte i stillinger knyttet til dokumentbehandling.

Hvor du skal plassere det

La oss nå vurdere hva som er der for å arkivere rom kravene. Den viktigste av hva som bør vurderes, - å plassere den i alle fall ikke tillatt i bygninger av de gamle tegnet bygninger av tre bygninger, noe som kan være rå, ikke bare hovedrommet, men loft med kjeller, samt i bygninger, har komfyr oppvarming.

Dersom den samme struktur som en helhet er innrettet for lagring av papirdokumenter, deretter et arkiv ensbetydende med et isolert rom.

Hvis organisasjonen i nær fremtid planer om å etablere sitt eget arkiv, her har du muligheten til å gjøre seg kjent med listen over krav som må vurderes i forberedelsesprosessen. Så, hva er de viktigste kravene til arkivrommet, som har som oppgave - å nøye og sikkert lagre all nødvendig dokumentasjon?

Listen over hva som kreves for å bli gjort tilgjengelig

1. Arkiv.
2. Rommet er designet for mottak av dokumenter, mellomlagring og akklimatisering.
3. Rommet der dokumentene vil bli brukt.
4. Operasjonsstuen (eller rom) for ansatte.

Når plassen er ikke nok ...

I tilfelle hvor filen rommet plass ikke tillater muligheten for bortføring under ham flere rom dedikert enkelt mellomrom bør deles inn i soner atskilt med skillevegger. Den grunnleggende krav, som må følges nøye i dette tilfellet - isolert fra hverandre lagringssted for dokumenter og arbeide med dem.

En separat rom eller en spesielt konstruert og tilpasset som en dokumentlager bygning brukes som en backup, er nødvendig for å bli fjernet fra gjenstander som bærer en risiko når det gjelder muligheten for brann. Som et eksempel kan nevnes er parkeringsplasser, garasjer og bensinstasjoner. I umiddelbar nærhet til bygningen eller lokaler arkivet må ikke være gjenstander som fungerer som kilder til luftforurensning.

Ideelt sett filene skal alltid plasseres i en egen, utpekt bare for denne bygningen bygget med alle nødvendige regler og forskrifter. Men, dessverre, er realiteten dikterer vilkårene, og i de fleste organisasjoner, er dokumenter som er lagret i den allerede eksisterende anlegg, konvertert og tilrettelagt for dette formålet.

At retten til å snakke

Kjent med de regulatoriske krav til bygninger og lokaler for arkivet. De er som følger:

1. Bygningen, som er ment å ha fremtiden for lagring er nødvendig for å referere til antall administrative. Det er strengt forbudt å plassere arkivet der det er catering tjenester, mat varehus, butikker fra den kategorien av brennbare stoffer og aggressive, samt relevant kjemisk teknologi brukt.
2. Ekskludert plassere den i et uoppvarmet rom og hvor ikke overholdt hygienekrav. På uakseptabelt av forfall arkiver bygningen nevnt ovenfor.
3. Det er spesielt viktig å overholde brannkrav til arkivrommet. Sin sikkerhet for mulig brann - en av de viktigste betingelsene for sikker oppbevaring av dokumentasjon. I januar 2009, Kulturdepartementet i Russland utstedt en ordre nr 3 vedtatt en rekke myndighetskrav fastsatt i de spesielle reglene for brannsikkerhet i Russland statlige og kommunale arkiver. Når enheten av dokumentlagringsforskrifter som kreves for å bli observert uten å lykkes.
4. Bygningens utforming er å sikre at det er umulig for flom. Rommet er pålagt å ha en nødutgang. Ikke i noe tilfelle skal passere gjennom hovedrøret (vannførende eller gass).

Er det mulig å sende plassering i kjelleren?

Det er ikke anbefalt plassering av arkiv lagring i kjelleren rom, øverste etasjene eller endringer som sådan loftet plass.

I nødssituasjoner kan det være unntak fra denne regelen. De blir akseptert når kjelleren tørt og godt oppvarmet, utstyrt med mekanisk ventilasjon, i stand til å sørge for en time eller to trippelpusteevne. Arkiv for loft eller loft er bare mulig under forutsetning av at de riktige temperatur- og fuktighetsforhold.

En svært viktig forutsetning for bolig arkiv med hensyn til kabling enheten. Det er forpliktet til å bli lukket med lufttette stikkontakter. Snorer av bærbart elektrisk utstyr er forsynt med gummi isolasjon. Bør ikke plasseres innendørs eller felles lagring av gulvet effektbrytere.

Det valgte ikke-støvende og ikke-korrosive materialer som byggematerialer for etterbehandling arkivdepot. slokkesystem må være utstyrt med midler for nøytral, trygt for dokumenter. Det er ikke tillatt å bruke ild i butikken, inkluderer varmeovner eller plasser fremmedlegemer.

For å oppsummere

Etter reduksjon av det valgte området i samsvar med alle de ovennevnte krav til arkivrommet, ta en endelig beslutning om egnet eller uegnet for bruk. Ta en slik avgjørelse etter å ha sjekket mulige sanitære og epidemiologiske stasjon og staten Brann tilsyn. Arkivet kan plasseres hvor som helst er planlagt først etter inngrepet av detaljert undersøkelse.

Dens formål - å klargjøre den brannrommet og bestemme det passende nivå, for å inspisere det viktigste strukturelle holdbarhet, sikre styrken av overlapping mellom etasjene i beregningen av den potensielle lasten (utstyr for arkivet, og vekten av de lagrede dokumenter), tilgjengelighet, eller nåværende status av ventilasjons- og oppvarmingssystemer.

I revisjonen involvert som representanter for organisasjonen (vanligvis de ansatte i fremtiden arkiv), og ansatte i alle relevante tjenester - .. Building, brann, sikkerhet, etc. Resultatene fra undersøkelsen er reflektert i utarbeidelsen av siste akt.