Tjenestebrev (prøve)

Et servicebrev er et dokument som er en integrert del av forretningskommunikasjon. Oftest overføres det via postkommunikasjon og fungerer som en spesiell måte å utveksle informasjon på.

Grunnleggende begreper

Virksomhetskorrespondanse er nødvendig for å løse ulike økonomiske eller produksjonsproblemer. Med sin hjelp kommuniserer bedrifter og organisasjoner med det ytre miljø: partnere, kunder eller offentlige etater. Vanligvis brukes et forretningsbrev til dette.

Dette kalles vanligvis et skriftlig dokument, som kan være:

• Svar på tidligere mottatte meldinger eller forespørsler;
• Medfølgende papir sendt til adressaten sammen med andre dokumenter eller materialer;
• Initiativbrev, i tilfelle når en annen kommunikasjonsform er umulig.

Hver av disse alternativene har sine egne egenskaper. Likevel er det generelle regler, ifølge hvilke noen offisielle brev vanligvis er utarbeidet. Dette er forståelig, fordi det er med forretningskorrespondanse, for eksempel begynner de fleste transaksjoner ofte. Et korrekt utformet dokument kan skape et gunstig inntrykk på adressaten om fremtidig mulig partner.

Typer forretningsbrev

Avhengig av informasjonen som det offisielle brevet inneholder, kan det være:

1. Dekker. I tilfelle der det er en melding om at det er en applikasjonspakke til den.
2. Krav. Det betyr at det uttrykker misnøye med denne eller den situasjonen (krav).
3. Veiledning. Teksten gir spesifikke instruksjoner.
4. Garanti. Avsenderen bekrefter oppfyllelsen i fremtiden av forpliktelsene som er angitt i dokumentet.
5. Informasjon. Brevet inneholder opplysninger som kan interessere adressaten.
6. Annonsering. Informasjon er gitt for å tiltrekke samarbeid.
7. En brevmelding. Informasjon om å holde offentlige arrangementer.
8. Et bekreftelsesbrev. Han ser på at han mottar bestemte dokumenter eller materialer.
9. Et brev av forespørsel. Teksten inneholder en henvisning til mottakerens motivasjon til handling.
10. Ved brevmelding. I den gir avsenderen spesifikk informasjon av felles interesse for partene.

Formålet med disse dokumentene er å opprettholde koblinger mellom organisasjoner eller dets strukturelle enheter.

Utarbeide et kravbrev

I samarbeidsforhold oppstår det noen ganger situasjoner der en av partene av en eller annen grunn ikke oppfyller sine forpliktelser. I dette tilfellet sender partneren først et brev til motparten. I den oppgir han som regel sine forslag for å eliminere brudd på hans juridiske rettigheter. Dette er det offisielle brevet. En prøve av et slikt dokument kan gjøres vilkårlig. Følgende punkter bør vurderes:

1. Skrivestilen skal være formell virksomhet med installasjon av et partnerskap.
2. Essensen av kravet må uttrykkes veldig tydelig.
3. Under presentasjonen av informasjonen er det nødvendig å operere overbevisende med konkrete fakta.

Kravbrevet skal inneholde:

• Forsendelser til avsenderen (navn, returadresse og telefoner for kommunikasjon);
• Fullstendig informasjon om mottakeren;
• Beskrivelse av omstendighetene der konfliktsituasjonen oppstod;
• En henvisning til lovlige normer, som for sin del ble overtrådt av motparten;
• Spesifikke krav til eliminering av brudd med en indikasjon på tidspunktet for deres gjennomføring;
• Konsekvensene som kan oppstå hvis motparten unngår deres henrettelse.

Spesiell oppmerksomhet bør gis til hvordan det offisielle brevet utarbeides. Prøven skal utformes slik at lovbryteren ikke oppfatter det som en trussel. Det må huskes at dette bare er en påminnelse om kravet om overholdelse av loven.

Design regler

Spesiell oppmerksomhet bør gis til registrering av servicebrev. Sann, loven gir ikke noe for dette noen strenge regler og forskrifter.

Til tross for dette, når du utarbeider slike dokumenter, er det nødvendig å ta hensyn til følgende obligatoriske punkter:

1. Enhver forretningsbrev må skrives på skjemaet. Det er utarbeidet på forhånd av eksperter i opptaksbeskyttelse og godkjent av ordre fra leder av bedriften.

2. Dokumentet må inneholde visse krav:

2.1. Informasjon om mottaker og avsender.

2.2. Det utgående nummeret og datoen for dette brevet. Dette er nødvendig for registrering.

2.3. En referanse til lignende opplysninger om en brevforespørsel, hvis dette dokumentet er et svar på det.

2.4. Tittelen.

2.5. Informasjon om tilgjengeligheten av eventuelle applikasjoner med navn og nummer.

2.6. Informasjon om personen som signerte dette dokumentet (posisjon og navn).

3. Brevet skal bare adressere ett problem. Tilstedeværelsen av flere temaer vil komplisere valget av utøveren.

4. Informasjonen skal oppgis ekstremt kort, men det er forståelig. Det er ønskelig at teksten ikke tar mer enn to sider.

5. Angi riktig mottakerens krav. I tilfelle av en organisasjon, bør følgende rekkefølge følges:

5.1. Selskapets navn (i nominativ sak).

5.2. Strukturell enhet (om nødvendig).

5.3. Adressatens adresse (i dativallen).

5.4. Hans initialer.

5.5. Postadressen til bedriften.

6. Hvis det er flere mottakere, er først den viktigste indikert, og alle de andre.

Hvis du tar hensyn til alle disse øyeblikkene, vil utformingen av forretningsbrev i prinsippet ikke være vanskelig.

Bestilling av presentasjon

For at dokumentet skal være riktig utarbeidet, er det nødvendig å ta hensyn til den bestemte rekkefølgen av informasjonen i den. For eksempel kan du vurdere muligheten til å skrive en service brevrespons. Til å begynne med må du huske at i henhold til etikettenes regler må du reagere på informasjon innen 24 timer fra det øyeblikket du mottar det. Hvis det er en elektronisk melding, er den optimale tiden ikke mer enn to timer. I tilfelle når det ikke er mulig å følge en slik regel, er det bedre å sende en tilsvarende melding til partneren.

Brevet selv vil faktisk bestå av to deler:

1. Introduksjon. Avsenderen presenterer emnet, årsaken og årsakene til å skrive det. Her er det mulig å referere til normative handlinger, som ved lov tjener som grunnlag for å gi et svar. I tillegg er det verdt å legge merke til noen poeng angående situasjonen i spørsmålet. De vil bidra til å avsløre essensen av saken.
2. Oppsummering. Denne delen er rettet mot å klargjøre og overbevise. Teksten skal være klar, klar og konsis, og de presenterte fakta er kontrollert og objektiv. Om nødvendig kan de bekreftes med reelle tall.

Etter en slik tekst følger en liste over applikasjoner vanligvis. Dokumentet avsluttes med avsenderens signatur. I tillegg må du vite hvordan du skriver forretningsbrev, for ikke å fornærme adressaten. For det første er det tilrådelig å begynne å adressere det med uttrykket "Kjære". For det andre kan du bruke i tekst-gerundive setninger som "nøye studere dine forslag" eller "nøye sjekke dine kommentarer." Slik overholdelse av etiketten vil bare være til nytte for begge sider.

handling Prosedyre

Utarbeidelsen av tjenestebrev er ansvarlig for kontoristene, sekretærene eller andre ansatte som disse oppgaver er betrodd. Når du tar jobber, må de følge en bestemt rekkefølge i sine handlinger. Prosessen med å utarbeide et slikt dokument går vanligvis gjennom følgende faser:

1. Forsiktig studium av omstendighetene i dette problemet. Det er nødvendig å fullføre situasjonen for å kunne vurdere mulige løsninger på den.
2. Utarbeidelse av brevet. Her er det nødvendig å ta hensyn til alle ovennevnte krav.
3. Harmonisering av den forberedte teksten. Noen ganger må det redigeres under hensyntagen til lederens kommentarer. Han kan gjøre noen avklaring eller klargjøringer om emnet.
4. Godkjennelse av lederen.
5. Endelig registrering og signering av dokumentet.
6. Registrering av brevet.
7. Sende korrespondanse til mottaker.

Først etter at man har gått gjennom alle disse stadiene, vil brevet, når adressaten, kunne oppfylle oppdraget som er betrodd ham.

Obligatorisk regulering

For å arrangere et forretningsbrev må det tas hensyn til at den første siden av det nødvendigvis skrives ut på en spesiell form. For resten kan du bruke vanlige blanke ark i A4-format. Det skal huskes at tekstfeltet selv har sine grenser: øvre og nedre er 2 centimeter, venstre er 3,5 centimeter, den rette er 1 centimeter. Ikke bry standardstandardene slik at de passer til informasjon på ett ark. Det er bedre å følge alle reglene og bare legge til en ekstra side.

Du bør skrive inn teksten i henhold til alle reglene:

1. For utskrift, bruk standard Times New Roman skrift. Andre alternativer er best å ikke gjelde.

2. Skriftstørrelsen er også regulert:

• For hovedteksten - 14;
• Arrangement av sider og et notat om ytelse - 12.

3. Plasseringen av detaljene er også laget i samsvar med reglene:

• Intervallet mellom linjene er 1;
• Tekstjustering er gjort "med bredde";
• Overføringer plasseres automatisk;
• Avstanden fra registreringsnummeret til tittelen er 2 linjeavstand, og fra det til hovedteksten - 3.

Overholdelse av disse reglene er obligatorisk for riktig behandling av bokstaver med riktig formål.

Plassering av rekvisitter

For å kunne utarbeide et standard forretningsbrev riktig, er det nødvendig å klart vite hvor dets krav og komponenter skal være plassert. Svarene på disse spørsmålene inkluderer GOST R 6.30-2003. Det beskriver formen på det offisielle brevet. Faktisk er dette et eksempel hvor totaliteten av alle krav til dokumentet er plassert på en bestemt måte. Det er nødvendig for å:

1. Forenkle prosessen med å formalisere forretningsbrev.
2. Har muligheten til å pre-sentralere utarbeide standardskjemaer, samtidig som behovet for å utføre en del av arbeidet reduseres manuelt.
3. Forenkle og forkorte tiden for visuell informasjonssøk.
4. Utvid mulighetene for å behandle bokstaver ved hjelp av beregningsmessige og andre teknikker.

Så, for en vanlig forretningsbrev, er det 30 standardkrav som ligger i elleve obligatoriske områder:

• Emblem og emblem;
• Forfatteren;
• Initial data;
• header;
• godkjenning;
• adressat;
• oppløsning;
• tekst;
• Signaturer og applikasjoner;
• Avtale og forsikring;
• merkene.

Plassering av informasjon i bestemte sektorer gjør at spesialister bedre kan navigere i dokumentet, og til vanlige brukere letter prosessen med samlingen.

Grunnleggende krav

Noen ledere tror feilaktig at virksomheten korrespondanse kan utføres vilkårlig, uten å observere noen normer og regler. Men spesialister som er ansvarlige for dette, må kjenne grunnleggende krav til offisielle brev:

1. Tilstedeværelse av en spesiell (proprietær) form.
2. Korrekt bruk og plassering av rekvisitter.
3. Teksten skal være lesbar og velredigert. Å forklare essensen i saken, er bedre å foretrekke enkle, felles forslag. Forklares kort, slik at hvert ord gir maksimalt informasjon.
4. Avhengig av typen, skal dokumentet utformes tilsvarende. Brevet kan også inneholde flere aspekter. I dette tilfellet, i presentasjonen er det nødvendig å forsøke å forene dem.
5. Korrekt bruk av normer satt til typing.
6. Forsøk å sikre at innholdet i brevet ikke var kategorisk uttrykk. Mottakeren kan betrakte disse setningene som trusler. Når man bygger setninger, er det bedre å bruke innledende ord av typen "tilsynelatende", "som kjent", "mulig" og "som følger".

Oppfyllelsen av disse kravene i praksis bidrar til å håndtere dokumentflyten i bedriften.