Arkiv records management organisasjon: GOST, instrukser, dokumenter regler. Retningslinjer for arkivmateriale administrasjon

Arkiv ledelse regler inneholde de viktigste kravene for å arbeide med papirer og materialer som ikke er involvert i de aktuelle aktiviteter i selskapet. De er formulert i samsvar med foreliggende regelverket, regulatoriske omfang behandling, samling og lagring av informasjon. Sentrale begreper som brukes innenfor rammen av settene Standard for arkiv ledelse. Ved utforming av hensyn til dem fremskritt i bruk av teknologi og avansert informasjonsteknologi. Vurdere ytterligere grunnlag av arkiv ledelse.

forekomst

Retningslinjer for arkiv forvaltning gjelder offentlige etater. De er også nødvendig for bedrifter engasjert i visse typer arbeid. Spesielt gjelder forskriften i den delen av beskrivelsen, registrering, bevaring og bruk av dokumenter Archival fond i Russland, referert til statlig eiendom.

Inndelinga av bedrifter, som arbeider med film, Phonographic, video, bilder, kart, vitenskap og teknologi, telemetri informasjon, reguleres av bestemmelsene i planlegging og rapportering.

Plikt og rett til å danne organisasjoner i arkivene for midlertidig lagring av dokumenter av RF-AF gir grunnlag av sektorlovgivning (fra 1993), den stilling (fra 1994 og 1998). Regelverket danner rettsakter av regional betydning. Regnes reglene gjelder ikke for dokumenter, det arbeidet som er regulert av Federal Law № 5485-1 og Presidential resolusjon № 1203 fra 30.11.1995, den

ferdigstillelse

Det er en systematisk etterfylling av dokumentaren bunnen av bedrifter og institusjoner. Plukk omfatter bestemmelse:

1. Kilder.
2. Sammensetning av materialer som skal mottas.

Som en del av denne aktiviteten er også gjennomført direkte overføring av dokumenter til arkivet. Som kilder er:

1. bedrifter og institusjoner.
2. Fysiske personer.
3. Underordnet struktur.

Sammensetningen av materialene

for arkivmateriale administrasjon instruksjon setter at kjøpet er utført midlertidig (over 10 år) saker og permanent lagring. oppsummerer også informasjon om ansatte. Tilfeller der holdbarheten på mindre enn 10 år, som regel, arkivene blir ikke overført. De finnes i de relevante deler av virksomheten. På slutten av holdbarheten på slike ting er å bli ødelagt. Detaljer om individuell karakter sendes på anmodning fra eieren. Deretter blir de sendt til Riksarkivet for permanent innhold. Overføringen skal også være materialer Prises forløper og lede underliggende strukturer.

Arkiv ledelse og nomenklatur

Autoriserte ansatte som utfører arbeid med bedriftens informasjonsmateriell, lage en systematisk oversikt over sakene. Han kalte den nomenklatura. På sin formasjon indikerer holdbarheten av materialer. for arkivmateriale administrasjon manual foreskriver den autoriserte divisjon til å overvåke og tilrettelegge tjenestetilbudet i utformingen av nomenklaturen. Systematisk liste tjener som grunnlag for dannelsen av lager av informasjonsmateriell av permanente og midlertidige (opp til 10 år) lagring. Nomenklatur er også en stor regnskapsdokument. Den brukes for registrering av tilfeller av midlertidig oppbevaring med en løpetid på mindre enn 10 år. kan brukes den etablerte nomenklatur systematisering ordningen ved utvikling kort fil handlinger utført.

klassifisering

Holde arkivmateriale forvaltningen utføres på tre typer nomenklatur:

1. Typisk.
2. Eksemplarisk.
3. Individuell (for et bestemt selskap).

Den første bestemmer sammensetningen av de materialer som ble generert på lignende institusjoner. Standard nomenklatur anses å være en regulerende dokument. Tilnærmet systematisering bestemmer den omtrentlige sammensetning av informasjonsmateriell for foretak som er dekket av dens virkning, som indikerer indeksen. Den har en recommendatory karakter. Disse typer systematisering anvendes ved dannelsen av en individuell avstand og overføres inn i den uten endringer.

forberedelse funksjoner

Dokumentene for arkivering bedriften records management systematisert i fastsatt skjema i henhold til nomenklaturen av strukturelle enheter. Sistnevnte skal være avtalt og undertegnet av lederne.

Nomenklaturen av virksomheten er gjort i den generelle formen. Det signeres av leder av arkivet eller ansvarshavende, undertegnet av leder av tjenestetilbudet eller en autorisert ansatt. Nomenklatur må godkjennes av sakkyndig kommisjon, og deretter godkjennes av direktør i selskapet. Etter gjennomføring av disse fremgangsmåtene hodene av strukturelle skiller i bedriften gitt en ekstrakt av de aktuelle delene.

Nomenklaturen for det kommende året dannet i siste kvartal av inneværende periode. Harmonisering utføres minst en gang i 5 år. Hvis du endrer struktur og funksjon i bedriften, en ny nomenklatur.

Prosedyren for kompilering Affairs

Formasjon som kalles gruppering handlinger utført i samsvar med nomenklatur. Arkiv forvaltningsorganisasjon omfatter systematisering av informasjon i samsvar med navnet på mappen. Ikke tillatt gruppering av kopier og utkast. Unntakene er høy verdi kjøretøyer. Må ikke plasseres i en papir-mappen som skal returneres.

Opprettholde arkivering journalføring utføres på en sentralisert håndtering materialer tjeneste opplysningsarbeid, og ved en desentralisert - både strukturelle enheter, og de ovennevnte divisjon. Gruppering utføres under direkte tilsyn av personer som er ansvarlige for sikkerheten til lagringsmedier. Om nødvendig, kan være involverte ansatte i Statsarkivet.

viktigste kravene

Arkivmateriale ledelsen er utført i samsvar med kravene i regelverket. I forming mappene med informasjonsbærere må oppfylle følgende krav:

1. Materialer for midlertidig og permanent lagring er gruppert separat.
2. Mappen er inkludert i ett eksemplar hver av papiret.
3. Mappen skal være til stede materialer for ett kalenderår. Av denne forskriften, men det finnes unntak. Disse inkluderer:

• personlige filer, som er dannet over hele varigheten av den aktuelle arbeidstakeren;
• materialer og strukturer av valgte selskapsorganer med dem, vara grupper, sjefer i perioden sammenkall;
• Papir utdanningsinstitusjoner, utført og gruppert i et skoleår,
• teatralsk materialer, karakteristiske aktivitetene i sesongen,
• historier, og så videre.

Mappen må være mindre enn 250 ark med en tykkelse på ikke mer enn 4 cm.

Gruppering av administrative handlinger

Arkiv forvaltning krever systematisering av ulike typer informasjonsbærere. Disse inkluderer attributt og administrative handlinger. De er gruppert etter type og kronologi av programmer:

1. Bestemmelsene i vedtektene er godkjent av regulatoriske handlinger, fungere som vedlegg. De er gruppert sammen. Dersom bestemmelser, forskrift, vedtekter er godkjent som egne handlinger, systematisere dem i enkeltsaker.
2. Kjennelser og beslutninger av høyere strukturer for gjennomføringen er gruppert etter områder av virksomheten.
3. Ordre om personell, systematisert i henhold til oppbevaringsperioden. Med et stort volum av informasjonsmateriell hensikts virker på forskjellige sider av selskapet, gruppe separat.
4. Ordreinngangen i de sentrale virksomhetsområder er systematisert separat fra handlinger i staben. For eksempel, er rekkefølgen av arkiv forvaltning inngår i samme mappe, og utnevnelsen av leder for avdelingen som er ansvarlig - til en annen.
5. Godkjente grenser, rapporter, beregninger, spesifisert lister, planer og så videre. gruppert separat fra dem prosjekter.
6. Plassering av dokumenter i personlige filer utføres i den rekkefølgen de er mottatt.
7. Ansikts ansatte lønns regninger systematisert i egne mapper. De er anordnet i alfabetisk rekkefølge.
8. Klager, forslag, innbyggernes klager vedrørende virksomheten i selskapet, registreringer av deres vurdering og gjennomføring er gruppert separat fra klager på enkeltpersoner for personlige forhold.
9. Systematikk korrespondanse utføres vanligvis i et kalenderperiode i kronologisk rekkefølge. I dette tilfellet er svarene plassert etter spørsmålene. Ved fornyelse av korrespondanse om et bestemt emne, som begynte i fjor, dokumentene inngår i mappen for inneværende periode. I dette tilfellet indikerer indeksen i fjor.

Å gjøre informasjonsbærere akseptert for sikkerhets skyld

Arkiv records management gir en rekke krav til strukturelle enheter, som arbeider med papirdokumenter. Making bærere kan være delvis eller fullstendig. Det avhenger av lagringstiden. Full registrering er utført i forbindelse med midlertidige dokumenter (over 10 år), en permanent innhold, samt de rettsakter i staben. Det innebærer:

1. Innbundet / bindemiddel mappe.
2. Nummereringen av arkene.
3. Utarbeidelse siden-vitne.
4. Dannelse av interne inventar hvis det er nødvendig.
5. Å gjøre justeringer i detaljene forsiden. De kan ta på vegne av foretaket, registrerings antall mapper, de ekstreme datoer, og så videre.

Materialer for midlertidig lagring, inkludert en periode på mindre enn 10 år, trukket delvis. Så, ikke lov til å utføre systematisering av verdipapirer i mappen, ikke nummererte lister, ikke være av sikkerhet etiketten.

nyanser

Arkiv records management - en aktivitet der spesialister gir ikke bare sikkerhet informasjonsbærere, men også muligheten til å jobbe med dem hvis behovet skulle oppstå. For dette formål, handlinger som utgjør mappen, anlagt av fire punktering i en pappdeksel. De er også lov til å binde vurderer muligheten av å lese tekster, oppløsninger datoene for visum i alle avisene.

Som forberedelse for grupperingen av alle festeelementer av metall er fjernet. Materialer beregnet for varig lagring og som består av særlig verdifulle eller unformatted handlinger ligger i mapper gated tre-ventil med strenger eller i spesielle bokser.

Når stede i uavhentede dokumenter av personlig karakter (arbeidsbøker, kort, militære kort, etc.). De er satt i en egen konvolutt og arkivert den til resten av materialet. Ved slutten av mappen må være til stede et blankt ark-vitne. I begynnelsen av mappen syes skjema for intern inventar. For å garantere sikkerheten og rekkefølgen på arrangementet av hvert papirark nummerert med arabiske tall. Denne regelen gjelder ikke til siden, og vitne former for inventar. Antall settes i blyant i øvre høyre hjørne.

Ark-vitne

Den er laget i henhold til rekkefølgen. Den inneholder ord og tall:

1. Antall ark med nummerering.
2. Antall sider internt inventar.

Arket-vitne fastsetter også nummerering spesifisitet. Spesielt å fastslå om det lettered indekser, manglende koder, sidetall med limte fotografier, storformat sider, og så videre. I tillegg på arket indikerer tilstedeværelse av utskrift brosjyrer i mappen, hvis de ikke har blitt markert i hoved nummerering. Digitalt vitne visert kompilatoren. Senere endringer i status og sammensetning av mappene skal merkes på ham med henvisning til relevante lover. Det er ikke tillatt å gjøre ark-vitne på tittelsiden i en mappe eller en netto omsetning på den siste siden av dokumentet i den.

intern inventar

Det er dannet for lagring og regnskapsinformasjon materiale tid (over 10 år) og sammenhengende innhold. Intern inventar som utarbeidet for virksomheter som er opprettet av varianter av dokumenter, titler hvorav innholdet er ikke offentliggjort. Skjemaet skal presentere data på serienumrene for angrep i mappen indekser, titler, datoer og sidetall.

For interne inventar vedlagt sammendrag posten. Det fremgår av tall og ord antallet dokumenter som inngår i det, så vel som antallet ark som danner det. Bifaller interne inventar kompilatoren. Ved en mappe er bundet eller stiftes uten form blir kompilert listen festet på innsiden av frontdekselet.

Endringer i sammensetningen av materialer bør gjenspeiles i mappen "Notater". Spesielt det refererer til fjerning, utskifting av papirkopier, inkludert flere dokumenter i en mappe. Samtidig legger ned referanser til relevante handlinger. Om nødvendig kan dannes ved den nye oppføringen til arket oppsummerer interne inventar, samt inskripsjonen vitne mappe.