Dokumentene på personell, deres typer. Hva er ordrene i staben?

Uavhengig av type aktivitet, enhver organisasjon å jobbe med mennesker. Juridisk registrering av arbeidere er nødvendig i alle faser av arbeidsforholdet. Strukturen av personell dokumenter som er opprettet i disse tilfellene omfatter mange ulike typer verdipapirer forskrifter og personlige data.

Arbeidsgiver plikter ikke bare å vedlikeholde dokumenter for regnskap personell, men også for å organisere sine lagring og arkivering, og om nødvendig, ødeleggelse. Alle disse handlingene må være i samsvar med normer for lovgivningen.

Hva er ingrediensene i personell dokumenter

Alle faser av bevegelsen av ansatte bør gjenspeiles i de aktuelle verdipapirene. Strukturen av dokumenter på personale, noe som reflekterer den bevegelse av personell, inkluderer følgende:

• dokumenter knyttet til søk og rekruttering;
• dokumenter som gjenspeiler dagens aktiviteter ansatte;
• forskrift om arbeidsprosessen og menneskelige relasjoner;
• ulike bestillinger i staben, som er publisert på en generell måte, og standardiserte;
• dokumenter, inkludert personlig informasjon om ansatte;
• Arkivdokumenter i staben;
• dokumenter av personlig regnskap og profiler;
• andre typer dokumenter i staben.

Regler for registrering av dokumenter på ansatte

Personalet personell og sekretærtjenester bedrifter trenger å huske på å designe personlige dokumenter i samsvar med kravene i loven. Reglene er fastsatt i forskrift til foretaket, skal ikke motsi instruksjoner ordnede.

Forsvarlig gjennomføring av dokumenter på personell i selskapet som er angitt i de relevante instruksjonene. I det, med eksempler og referanser bør omfatte alle nyansene av feste på papirarbeid med de ansatte. Denne forskriften er utstedt og godkjent av ledelsen i organisasjonen og er av ubegrenset varighet.

Enkeltdokumenter kan utstedes både elektronisk og i papirform. Dersom teksten er skrevet for hånd, er det nødvendig å overvåke nøyaktigheten av håndskrift og prøv å ikke gjøre erasures. Enhver korrigert feilen må bekreftes pechtyu organisasjon og sertifisert av underskrift av hodet.

Regnskap dokumenter personell er ofte hemmelig, fordi de inneholder rettslig beskyttet personlig informasjon. Å arbeide et strengt begrenset antall fagfolk lov til dem.

Bestillinger for personell

Dokumentene servicepersonell er to typer bestillinger:

• Selskapets ordre på hovedaktiviteten, men relatert til arbeidet til ansatte;
• ordrer for personlig sammensetning av selskapet.

De skiller seg i veien for registrering, godkjenningsprosedyrer, signering og publisering. I tillegg, med personlige bestillinger mer sannsynlig å arbeide ansatte i personalavdelingen. Der og lagret separat fra andre dokumenter. Disse ordrene er en del av dokumentene på personell i organisasjonen.

De fleste av de personlige bestillinger av en standardisert form. Brukbarheten av slike former innebærer deres enhet for firmaet. Men obligatorisk bruk av standardiserte skjemaer foreskrevet bare offentlige etater og budsjettmessige organisasjoner. Bedrifter med noen form for eierskap kan ikke forholde seg til disse reglene.

Blant de mest vanlig fore personlige bestillinger som følger:

• ordre på ansettelser og oppsigelser:
• ordrer for bevegelse og overføring;
• reise bestillinger;
• ordrer for alle typer ferier ;
• forskrift om sertifisering, utdanning og opplæring, og så videre. d.

Hvilken som helst rekkefølge i staben brakt til seg oppmerksomheten til arbeideren som den er tilknyttet. Hvis en eller annen grunn den ansatte ikke signere dokumentet, så det er trukket opp.

Alle personlige bestillinger må gjennomgå obligatorisk registrering i et spesielt register. I dette tilfellet er de tildelt et nummer, som viser at de satt på konto, og deres implementering overvåkes. kopi av ordren nødvendigvis arkivert i en privat sak, er det opprinnelige dokumentet lagres separat for et år, så enten sendt til arkivene eller ødelagt.

Selskapets personell dokumenter

I hver organisasjon, avhengig av form av eierskap og andre funksjoner, vil skape en rekke dokumenter på personell i virksomheten. Listen må bringes inn av HR administrasjon instruksjoner.

Oftest er det:

• bemanning;
• en liste over posisjoner;
• jobbe bøker og tomme former for sysselsetting rekord;
• kopier av personlige dokumenter av ansatte;
• dokumenter av personlig økonomi og personell poster;
• tjenestemenn og andre manuelle arbeidere og arbeidskraft kontrakter;
• ordre eller instruksjoner vedrørende selskapets ansatte om kjernevirksomheten;
• dokumenter på Certification Commission;
• retninger og andre dokumenter om opplæring og faglig utvikling;
• dokumenter på ferier, forretningsreiser og overføringer;
• forskjellige ordre eller instrukser av personell;
• notater, uttalelser og offisielle notater fra de ansatte, og så videre. d.

Hvert selskap uavhengig bestemmer de ønskede typer dokumenter på ansatte og måten de lager og butikk.

Å gjøre forretninger personlig

Det viktigste og fullstendig informasjon om den ansatte inngått en privat sak. Dokumentene og funksjonene i anskaffelses bestemmes av hver enkelt organisasjon uavhengig og sørg for å registrere seg i det normative dokumentet. Du kan sy opp aksjer i både forover og i omvendt rekkefølge, eller for å danne grupper.

Personlige filer kan utføres både på flertallet av mennesker i organisasjonen, og utelukkende på hodene og ledende spesialister. I praksis er imidlertid de fleste organisasjoner foretrekker å ha et sett av dokumenter og annen informasjon om alle ansatte, uavhengig av sin stilling og status.

Kategorier av dokumenter og kopier skal lagres i den personlige fil av den ansatte:

• profil eller personlige liste tjene til å konsolidere det grunnleggende biografisk informasjon;
• kopier av identitetsdokumenter og støtte utdanning og kvalifisering, - pass, vitnemål, sertifikater og lisenser;
• kopi av sysselsetting posten;
• søknad for opptak, overføring og andre;
• kopier av alle bestillinger til den ansatte;
• en kopi av arbeidskontrakt;
• andre personlige dokumenter.

For hver ansatt starte opp en egen mappe, som arkivert de ovennevnte dokumentene og kopiene. Lagrede personlige filer atskilt fra andre personaldokumenter. De inneholder personopplysninger, og bør derfor ikke være tilgjengelig for uvedkommende.

Personlige kort: hvordan søke?

Unified ansatt personlige kort er obligatorisk for alle bedrifter, uavhengig av eierskap. Det er den grunnleggende dokument skal redegjøre for organisasjonens ansatte.

Personlig kortet inneholder alle grunnleggende informasjon om den ansatte. Fyll det vanligvis for hånd, men det er tillatt å gjøre primære informasjon ved hjelp av teknologi. Ledet personlige kort hele tiden til den ansatte i organisasjonen. Når du fyller denne delen er lov til å skrive ut og lime innsatsen.

Når du fyller ut personlige kort oppmerksom referansekoder. De er listet opp til høyre i tabellen, kan de opplysninger som enhetlig. Informasjonen i disse delene må være i samsvar med klassifiseringsenheter og andre normative dokumenter.

Personlige kort vil være riktig lagret separat fra andre personlige dokumenter i en safe eller i et metallskap med lås. Dette dokumentet inneholder personopplysninger og underlagt streng regnskap. Når forkaster en ansatt tilhørende oppføring, og et personlig kort utstedt på arkiv lagring.

Work-bok: prosessering og lagring

Work-bok - et dokument som bekrefter arbeidserfaring, ansiennitet og plassering av den ansatte. Vedlikehold er et must for alle. Det er satt i begynnelsen av arbeidet og senere følger personen til pensjonsalder.

Plikten til å kjøpe tomme skjemaer og innsatser arbeids bøker liggende på kontoene til organisasjonen. Hennes ansatte holde dem hjemme i en trygg og fremragende ansatte i personalavdelingen på forespørsel. Dette innlegget er laget i den aktuelle boken. Administrasjonen er ikke anbefalt for arbeidere skjemaer og ren øre arbeidskraft bøker av ukjent opprinnelse.

Utstedt sysselsetting historie alltid bare for hånd. Opptak gjort med en kulepenn med blått blekk. Hvis det oppstår en feil, er det nødvendig å korrigere og bekrefte at signaturen til administrasjon og forseglingen av organisasjonen. All informasjon om deg må være i samsvar med lov og forskrifter.

Sysselsetting poster holdes separat fra andre dokumenter i en safe. Det er forbudt å gi sine ansatte og flere tredjeparter. Hvis folk i organisasjonen for å motta informasjon om oppføringer i dette dokumentet, er det en kopi av alle sidene, så de er sydd, og hver side er stemplet. Når forkaster en ansatt arbeid rekord kort deles ut på samme dag.

Operasjonell oppbevaring av personlige dokumenter

Forsvarlig oppbevaring av dokumenter i staben - en av hovedoppgavene menneskelige ressurser offiserer. Informasjonen som inneholdes i dem, tilhører kategorien av personlig og skal ikke bli beskrevet. I tillegg skal oppbevares og bearbeides slike dokumenter skje under spesielle forhold.

Før signering en arbeidskontrakt med en potensiell ansatt pliktig tatt en skriftlig fullmakt til å behandle personopplysninger. En kopi av dokumentet er arkivert i en privat virksomhet eller i en egen mappe.

Alle dokumenter knyttet til personopplysninger skal lagres separat fra de ordinære aksjene. Tilgang til dem er kun tillatt dyktige personalavdelingen og den første lederen av organisasjonen. Tredjeparter og organisasjoner til å avsløre personopplysninger om ansatte er strengt forbudt. Unntaket er rettslig og påtalemyndigheter, for å gjøre en formell forespørsel dokumentert.

For lagring av personlige dokumenter er et eget utvalg av saker. Mapper og esker med dokumenter i et låst skap. Det er tilrådelig å isolere dem fra direkte sollys og høy temperatur. For et stort antall dokumenter er det tilrådelig å tildele et spesielt rom.

Personlige filer, profiler og personlige kort er lagret på operativt så lenge organisasjonen arbeider med en bestemt ansatt. Etter avfyring, blir de sendt til arkiv lagring.

personal bestillinger lagres i et år etter utgivelsen deres. Tjenestemenn og andre instruksjoner termless inntil deres avskaffelse. Bemanning, samt planen for hellig publiseres årlig og lagres i personalavdelingen eller regnskaps for ett år etter ferdigstillelse av handlingen.

Arkivering av personell dokumenter

Etter utløpet av driftsdata butikkansatte blir sendt til arkivet med dokumenter på ansatte. Dette kan være en avdeling av organisasjonen eller en tredjepart, vanligvis staten, organisasjonen.

Listen over dokumenter å være langsiktig arkivering, følgende:

• personlige filer, profiler og personlige kort oppsigelser av ansatte,
• uavhentede arbeidskraft bøker og innlegg;
• ordre og instruksjoner om ansatte med et utgått holdbarhet;
• magasiner på grunn av bevegelse av personell dokumenter;
• bemanning;
• ferieplaner;
• andre dokumenter som trenger lagring pålagt ved lov eller Kommisjonen.

Dokumenter i arkivene til Institutt for ansatte forbereder en sekretær. Langtidslagring av saken og andre papirer som mulig i organisasjonen, og kontrakten i en spesialisert institusjon.

Dokumenter for langtidslagring mappe med datoformat, fra de tidligste. Det er nødvendig å følge nøye med den fysiske sikkerheten til papir og, om nødvendig, for å gjøre og sertifisere en kopi. Alle sakene er nummerert og sydd ark, hvoretter en opptelling er gjort.

Mapper med dokumenter skal plasseres på en ryddig måte. I rommet er det nødvendig å opprettholde den optimale temperatur og lav fuktighet, og eksponering for direkte sollys. Stativer må regelmessig renses for støv og dokumenter behandlingsrommet fra gnagere og andre skadedyr.

Ødeleggelse av personlige dokumenter

Til tross for langtidslagring, kan personell dokumenter bli ødelagt. Før denne prosedyren er holdt møte i egen kommisjon, som samlet ta en avgjørelse om fremtiden for personlige dokumenter.

Ødeleggelse er alltid kommer strengt i henhold til listen, i nærvær av alle medlemmer av kommisjonen. Dette kan være brennende, ødeleggelse ved sliping, trykke og andre metoder.

Sammensetningen av personlige dokumenter er mangefasettert og variert. Ansatte i HR-tjenester og forvaltningsselskaper bør vite hvordan du skal utføre, lagre og ødelegge.