Lagring kontrakter i organisasjonen: regelverket, timingen

Lagring kontrakter knyttet visse problemer. Spesielt i noen tilfeller svært vanskelig å finne ut hvilken type tilskrives den spesielle instrumentet, hvordan du lagrer den, under hvilke forhold, hvordan å ødelegge og så videre. Alle disse faktorene er regulert av loven, men på grunn av det faktum at en og samme kontrakten i ulike situasjoner kan kreve ulike lagringsperioder, har ofte alle slags problemer, uklarheter, og så videre. Forstå alt dette er nødvendig, selv om det kan være vanskelig. Det bør være klart at i tilfelle av ikke-lovpålagte krav innenfor områder som lagringskontrakter i arkivet, arkivforvaltning kan ikke bare være ineffektiv, men også farlig med tanke på mulig straff eller straff.

Hvorfor fortsette?

Kontrakten skal til enhver tid være tilgjengelig ikke bare på tidspunktet for sine handlinger, men også etterpå. Du kan trenge litt informasjon, noe som gjenspeiles i disse dokumentene, noen data som vil kreve ledelse, og så videre. Mange tvister, som vanligvis består i det faktum at den ene eller den andre siden av ond tro egnet til å oppfylle sine forpliktelser kan adresseres ved hjelp av traktaten som ut av retten og formelt i retten. Du bør også vurdere muligheten for å gjennomføre revisjon av visse perioder, som vil bli iverksatt av statlige tilsynsorganer. De kan også be om dokumentasjon for en bestemt periode, og hvis lagringskontrakter i organisasjonen, er varigheten av deres ødeleggelse, og andre lignende funksjoner utføres feil, kan være gjenstand for svært alvorlige bøter. Naturligvis ville det første være å klandre ledelse, men etter at situasjonen er stabilisert, sjef nødvendigvis husker hvem som har skylden, han hadde problemer ut av det blå. Det er kontrakten og eventuelle andre dokumenter skal holdes strengt fastsatte tid. Mange bedrifter generelt foretrekker å jevnlig utvide arkivet, og ingenting i det hele tatt for å ødelegge for å unngå mulige problemer, enn å gjøre en feil og deretter rake konsekvensene.

lovgivning

Lagring kontrakter i organisasjonen lov beskriver ganske klart, hvis du ikke tar hensyn til det faktum at det ikke alltid er mulig å korrekt anslå dette, eller at dokumentet. Generelt kontrakter direkte til en egen lov ikke, de er spesifisert i generell liste over standard arkivdokumenter (eller forvaltning av arkivdokumenter), som er dannet i prosessen med funksjon av organisasjoner, offentlige etater, lokale myndigheter og så videre. Begge alternativene lister både med ledelsen og med de vanlige dokumenter, godkjent av Kultur- og massekommunikasjon i Russland. Den typen som er relatert til administrative dokumenter, har antallet 558 fra 25.08.2010 av året, og den andre typen - № 1182 fra 31.07.2007 år. Studere disse dokumentene er sterkt anbefalt, men det er best å isolere prosessen med å lære for seg selv akkurat disse papirene, som brukes i en bestemt institusjon og forholde seg til et bestemt område av ansvar. Listene over for mye informasjon å huske alt, men hvis du bestemmer hvilken dokumentasjon på hva som gjelder og hvor mye som er lagret, sannsynlig, vil lagringskontrakter være mye enklere og lettere. I mange tilfeller brukte papir dekket av 3-4 poeng, for å studere i detalj som ikke er så vanskelig.

forskjellige typer

Den bruker to hovedsystemer for separasjon avtaler for deres bevaring. Så, er det minste felles system for å binde seg til holdbarhet. Tildele en kortsiktig, langsiktig og permanent lagring. Det første alternativet innebærer en kontrakt for en periode på inntil 10 år. Den andre - mer enn 10 år. Permanent er oftest brukt når ødelegge dokumentet kan ikke være i det hele tatt. Dette systemet er ikke veldig praktisk. Lagring kontrakter i arkivet, som begrepene er definert på denne måten, ofte fører til forvirring og feil enn faktisk bidrar til å sette journalføring prosessen. Ettersom et vanlig system er å binde seg til den type kontrakt. De fleste bedrifter de kommer i tre hovedvarianter: profil, husholdning og arbeidskraft. Den første og andre for det meste er like, og de er vanligvis bare holdt i fem år. Det er enighet om at under profilen refererer til alle kontrakter og alle dokumenter direkte knyttet til de viktigste virksomhetsområder i organisasjonen. Tredje, type ansettelseskontrakter, i mange tilfeller, lagres også bare 5 år gammel, men i visse situasjoner kan denne perioden øke betydelig. For eksempel, hvis det ikke er noen konto, så en slik kontrakt vil måtte lagres for så mye som 75 år, som ikke er veldig praktisk. Faktisk, hvis du ikke spesielt gå inn i problemet, kan det være vilkårlig begrense holdbarhet på 5 år og glemme problemet. Men i en slik situasjon sannsynligvis til å savne noen av faktorene som kan øke den perioden lagring kontrakter av samme format bør være obligatorisk, og det er da du kan sørge for at en bot eller andre problemer, som forsøker å unngå enhver forstandig person.

Overfør til arkivet

Prosedyre for overføring av innskudd kontrakter i arkivet, med betingelser som allerede har utløpt, kan variere avhengig av selskapet. I noen tilfeller, ansatte bare bind dokumentet til hverandre og plassert i et mørkt hjørne, som regnes som et arkiv. Men fra et annet selskap hele prosessen kan være tydelig beskrevet i standard dokumentasjon, vil presentere den enkelte er ansvarlig for filen, eller til og med en spesiell nomenklatur regler for innlevering, logg og så videre. Begge alternativene kan være behagelig, avhengig av mange faktorer. For eksempel er det første alternativet som passer lite selskap med en beskjeden omsetning. Det vil ikke være så mange dokumenter, som du kan alltid lett finne alle i samme mørkt hjørne. Men den andre, sier situasjonen er alvorlig egnet til selskaper, som står for et stort antall ansatte, og bare må liksom ikke drukne i dokumentet. Den generelle regelen, som er ulike lagringskontrakter i organiseringen av enhver form for eierskap, er tidspunktet for overføringen til arkivet. Som regel er ansatte pålagt å sende dokumenter til en viss periode, uavhengig av når de faktisk kjørte ut av tidssteg. Og vanligvis oppstår som arkivering i begynnelsen av året. Det vil si at selv om kontrakten ble avsluttet i februar, vil fortsatt må vente til neste år for å sette den i lagring.

ødeleggelse

Som nevnt ovenfor, bare fordi du kan ikke ødelegge avtalen. Først må du sørge for at virkelig var riktig tid. Bare da kan vi ødelegge dette dokumentet. Men disse handlingene kan ofte være farlig dens konsekvenser, noe som er grunnen til at flertallet av de ansatte foretrekker å gjøre dem utelukkende med ledelse av sanksjonene. Det ser ut som dette: arbeidstaker samlet et utvalg av all dokumentasjon som allerede er ute periode eller kommer til en slutt. Lagring kontrakter ved anlegget, er det ønskelig bør bygges slik at denne prøvetakingen ikke tok lang tid. Deretter, basert på innhentet listen, laget ledelse rapporter, er dokumentet signert, arkivert, og bare da, når alt dette er gjort, begynner prosessen med ødeleggelse av direkte kontrakter og andre lignende verdipapirer. Lagring kontrakter i arkivet med jevne mellomrom - ikke den beste løsningen, spesielt siden noen selskaper selv klarer å gjøre det litt, gi dem til gjenvinning, og så videre.

Eksempel opptak og lagringssystem

For bedre å forstå alle funksjonene og de viktigste punktene i aktivitet kan resultere i et relativt enkelt eksempel arbeidsflyt organisasjon dokumentasjon lagring. Så, det er en medarbeider, vanligvis noen fra regnskap ansatte, som er ansvarlig for lagring av kontrakter med entreprenører, eller andre lignende verdipapirer. Den har en egen mappe der de bor til handling. Så snart en kontrakt er lukket, er det flyttet til en annen mappe. Det vil være praktisk å ha et spesielt register i elektronisk form, hvor disse dokumentene er oppført i rekkefølge, noe som indikerer at lagringsperioden. Men først skal denne perioden defineres. Det er best å kjøre en mappe for alle avdelinger, som på en eller annen måte knyttet til kontrakten, for å bedre forstå sin essens. Med erfaring behovet for en slik handling vil forsvinne. Deretter, når akkurat klart hva det representerer hvert av dokumentene stemplet betong langtidslagring. I noen tilfeller vil det være hensiktsmessig å oppgi kontrakts og sluttdato, priplyusovyvaya hennes 5 år (eller mer) for å finne ut nøyaktig når papiret kan bli ødelagt. Faktisk, selv i begynnelsen av organiseringen av problemet prosedyren var ikke ekstremt vanskelig, men etter lengre tids bruk vil det fortsatt bli mer og mer forenklet. Når lagringskontrakter i organisasjonen, som er ødeleggelsen av liv har allerede blitt godkjent, vil bli standardisert, vil hele prosessen gå i løpet av minutter. Og så kom det året da du kan ødelegge visse dokumenter. De er fjernet fra mappen, dobbelt sjekket for eventuelle feil, og sammen med en liste over disse papirene, sendes til veileder. Han på sin side bør nok en gang sjekke om alt som er spesifisert i listen, som det vil forbli leder av skyldig i tilfelle problemer. Hvis alt er riktig, signert hodet tillatelse til å ødelegge og det er der alle kommer som sin egen intelligens. Noen bare tårer og kast. Andre bruker shredder. Andre sitter på søppel, brenne og så videre.

Når oppbevaringsperioden begynner

Dette er et veldig viktig spørsmål, fordi det reiser mye feil med det. Lagring kontrakter på bedriften Hviterussland eller Russland i dette tilfellet, akkurat det samme, og begynner i det øyeblikket når det nye året begynner, hvor den aktuelle dokumentet ikke lenger er gyldig. For eksempel er det en kontrakt, som endte i 15. juli er nødvendig å beholde i 5 år 2010. Det, men det kan ikke ødelegge den 15 juli 2015, og i begynnelsen av 2016. Det vil si at rapporten gikk på 01.01.2011, og ikke fra den syvende måned i fjor. Vanligvis, for å minimere sjansen for feil, blir lagt til termin 1 år tidligere definert. Og bare etter at den har passert, begynner ødeleggelsen prosessen.

lagring funksjoner

Generelt er det spesifikke anbefalinger om hvordan det skal se ut og fungere arkivet. Ideelt lagring av ansvar kontrakter, utbetalinger til leverandører, arbeidsavtaler og lignende slik dokumentasjon skal være i en ventilert og tørt sted. Dessuten er disse papirer plassert på hyller (åpen eller lukket). Hvis de hører til de strenge rapporteringsskjemaer eller dokumenter som er merket "forretningshemmeligheter", bør det være til stede spesielle safe. I prinsippet betyr ingen ikke sjekke dette punktet, fordi dette er anbefalingen å observere at de mest lønnsomme bedrifter. Poenget er veldig enkelt: hvis du ikke straffe for lagringssystemet i seg selv, er det i mangel av verdipapirene, som kreves for å bli ofte straffet. Og hvis det er en flom, eller dokumenter vil bli ødelagt på annen lignende måte, skylden for dette er bare et bestemt selskap.

Ansvar og artister

Primær og hovedansvaret for alt som kommer inn i lagrings kontrakter skal være leder for organisasjonen. Det var han som i nærvær av problemene vil være ansvarlig for staten og for å lide av alle mulige problemer. Videre følger etter ham, er det vanligvis regnskapssjef, en advokat og den ansatte som er ansvarlig for bevaring av dokumenter. Men vanligvis, skal alle slike personer bli straffet allerede hodet til omfanget av feil begått av dem. Faktisk er de fleste av de relativt små organisasjoner for kontrakter overvåkingssystem ligger hos økonomiavdelingen. Og i denne avdelingen regnskapssjef eller utnevne sine egne, eller som en generell stemme, den spesifikke personen som har ansvaret. I noen tilfeller, personen får en liten økning i lønn, som skal kompensere for ekstra volum av arbeid, men oftere, det siste punktet bare ignorere, understreker mangelen på midler eller andre lignende faktorer. I mer sjeldne tilfeller være ansvarlig for oppbevaring av dokumenter generelt, og spesielt kontrakter, fungerer advokat. Men det er ikke veldig praktisk, fordi denne personen kan bare være ansvarlig for kontrakten, og resten av avisene han pleide å vite bare overfladisk. Mer praktisk når det er en enkelt person som er engasjert i denne saken. Det vil være den mest nøyaktige og ikke begå smålig ekle bugs som dette kan gjøre andre ansatte.

resultat

Lagring kontrakter i organisasjonen er gjennomført på grunnlag av full overensstemmelse med alle bestemmelsene i loven. Dette er en forutsetning, som kan ta på alle problemene i bedriften. I dette tilfellet kan de små nyansene, interne bestemmelser, registre og tilhørende dokumentasjon varierer fra firma til firma. Hoved ansvarlig person anses å være sjefen, men han kan overlate dette øyeblikk en annen person. Dette vil lette arbeidet med ledelse, men fjerner ikke det fra dypet av ansvar for eventuelle feil. Det er den ansatte som er klarert for å arbeide med arkivdokumenter, bør være så ansvarlig og forstå sine plikter i bytte for ekte penger, heller enn verbal takknemlighet, som det vanligvis skjer med økende belastning uten sin kompensasjon med ekstra midler til å betale.