Organiseringen av arbeidet med dokumenter

Arbeid med HR-dokumenter har en spesiell innvirkning på kvaliteten av funksjon av den administrative apparat, samt dannelse og arbeidskultur ansatte. Jo mer profesjonelt arbeid er i gang, jo mer vellykket aktivitet av bedriften som helhet.

Intern arbeidsflyt til alle selskaper omfatter ulike tiltak for å forberede, støtte, fylling, kopiering, overføring av forretningsinformasjon. Praksis viser at om lag sytti prosent av de deltidsansatte bruker på disse aktivitetene. Det må sies at organiseringen av arbeidet med dokumenter blir stadig viktigere. I dag er denne aktiviteten anses å være en av de viktigste faktorene for konkurranseevnen til den moderne bedriften.

Organisasjon som arbeider med dokumenter krever en spesiell tilnærming til å motta og behandle data, koordinere prosesser for dannelse og endring av informasjon. Riktig organisering av arbeidet med dokumenter reduserer tid til å søke og øker nøyaktighet, aktualitet, eliminere redundans.

Gitt de mange års praksis har blitt produsert tre hovedtyper av arbeid med dokumentasjon: blandede, desentraliserte og sentraliserte.

Den sistnevnte form innebærer å konsentrere seg om å strukturere en rekke tilgjengelige operasjoner i utførelsen av en enkelt enhet i bedriften. Dermed Enheten kan være delt eller personalavdeling, kontor og lignende. Journalføring kan gjøre og en person som er sekretær. I alle fall vil ansvars- eller ansatt inkludere gjennomføring av en full syklus av handlinger for å behandle dokumentasjon av kvitteringen for å overføre til arkivet avdelingen. Disse aktivitetene omfatter mottak, behandling av forretningsinformasjon, registrering, lagring, kontroll over utførelsen, sending, referanse- og informasjonsoperasjoner, bestilling før du overfører til arkivet.

Sentralisert organisering av arbeidet med dokumenter som anses å være den mest effektive, og derfor mer å foretrekke. Dette er spesielt viktig i små bedrifter. Med denne metoden systematisering av dokumentasjon reduserer i betydelig grad kostnadene for tiltak for behandling av informasjon. I tillegg betydelig forbedret arbeids organisasjonens ansatte. I denne formen for arbeidsflyten mer effektiv arbeidskontorutstyr, oppnådde enighet i metodikk og styring av aktiviteter knyttet til behandling av dokumentasjon.

På motsatt side av sentraliserte systemet er desentralisert ordning. I dette tilfellet, til sin tjeneste jobbe med dokumentasjonen genereres for hver enhet. I disse enheter, er alle operasjoner som utføres uavhengig av hverandre. Et desentralisert system er mer typisk for de institusjoner og organisasjoner som er compartmentalized i forskjellige territoriale sanseapparatet. Dessuten er denne operasjon system som er egnet for de bedrifter, dokument der et forskjellig spesifisitet (for eksempel, er det et behov for å tilveiebringe informasjonssikring).

Den vanligste, i mellomtiden, er en form for et blandet system. I dette tilfelle kan en viss del av alle operasjoner (som en regel, for mottak og prosessering av sendte og mottatte dokumenter, lagring, kopiering) utføres i den sentrale enhet. De strukturelle deler av foretaks samtidig utføres ved å skrive aktiviteter (oppretting), bestilling, lagring og tilberedning for levering til arkivet.

Valget av den ene eller den andre kretser med dokumentasjon er utført i overensstemmelse med strukturen av bedriften.