Eksempler på fremdriftsrapporter. Hvordan lage en rapport

Det er ikke en leder som minst en gang i året ikke krever deres underordnede rapport som ble gjort. Og problemet er at rutinen sysselsetting utvikle dokumentet synes å være ganske skremmende oppgave. Og be om eksempler på fremdriftsrapporter fra myndighetene for noen grunn vi nøler. Og plutselig bestemme at vi ikke passer på innlegget?

Hvem trenger det

Dette spørsmålet er gitt av hoved, etter å ha fått beskjed om å rapportere. Oftest ansatte i bedriftene føler nesten fornærmet av slike krav. Men i alt, det er fornuftig.

For det første, en fremdriftsrapport til Executive nødvendig. Ikke formell, og interessert holdning i denne prosessen vil hjelpe deg å finne flaskehalser og svakheter i sine ferdigheter. Så, identifisert måter du kan (og bør) utvikle. Vi alle lære av våre feil.

For det andre trenger denne en leder. Progress Report kan du objektivt vurdere kvaliteten og hastigheten på oppgaven. Takket være dette dokumentet vil ikke lenger være en del spørsmål - "Hvorfor må jeg endre datamaskinen til en mer moderne" fra den mest primitive "Hva gjør du hele tiden" til komplekse Siden rapporten vil vise at å lagre endringene i dokumentet det brukt mye tid. Og utøveren ikke er avhengig - foreldet kontorutstyr kan ikke jobbe raskere. Egentlig derfor, det gir inntrykk av at den ansatte hele tiden drikke te - han bare venter på å utføre operasjonen.

Og spørsmålet: "Hvorfor trenger jeg å skrive en rapport om arbeidet som er gjort i den siste måneden" i seg selv feil. Fordi opphopning av statistiske data og fylle databasen er fornuftig for strategi og ikke for operative stab. De liksom bare enklere å løse et problem enn å snakke om metoder for sin løsning.

Hva du skal skrive

Eksempler på fremdriftsrapporter viser at behovet for å skrive i stor detalj. Alle som synes en bagatell eller små bevegelser, kan det være et sentralt element i utførelsen av spesifikke funksjoner. Men denne forståelsen kommer bare etter å ha lært av flere skriftlige rapporter.

Dersom arbeidet er av rutinemessig karakter, slik som verifisering av dokumenter og identifisering av uoverensstemmelser, er det fornuftig å utvikle en tabellform. I dette tilfellet, igjen, skal den første tabellen være svært detaljert og inneholder et sett med grafer; slutt eliminere behovet for noen av kolonnene, og formen av rapporten vil ta en normal (les - rimelig) visning.

I noen tilfeller gjør en framdriftsrapport (lærere, for eksempel) kan ikke være en formell tilnærming til spørsmålet om selvransakelse. Tross alt, i tillegg til de planlagte undervisningsmetoder og studie belastning på materiale som kreves, er skolen engasjert og lærerike aktiviteter. Dette krever en spesiell tilnærming til utarbeidelsen av dokumentet: er det nødvendig å forstå årsakene til etterslep av flere studenter til å finne måter barn interessert i faget sitt. Og vi må ikke glemme de achievers (og enda begavede) elever.

rapportering Mål

For riktig forberedelse og minimal tid er nødvendig fra begynnelsen å bestemme hvilke formål og for det som er skrevet fremdriftsrapport for året. Hva er de mest populære:

- begrunnelse for den virkelige fordelen av den spesifikke posisjon i organisasjonen;

- bekreftelse på kvalifisering av en ansatt;

- demonstrasjon av ytelsen ledelse;

- midler til neste rapporteringsperiode;

- samtykke for utviklingen retning (ideer);

- begrunnelse for utgifter tildelte ressurser og økonomi, osv ...

Kjent sammensetning - riktig formulering av problemet gir en 50% løsning - fungerer også i dette tilfelle. Jo bedre vi forstår hvorfor vi trenger en rapport, jo lettere er det å skrive det. Opp til det faktum at dokumentet var "for show" ikke krever oss til kreativitet. Og tidkrevende.

dokumentstruktur

Hvis firmaet har ingen utviklede former for ansvarlighet, har det å utvikle sin egen. Å vite hensikten med dokumentet, er det nødvendig å vurdere sin struktur. Eksempler på fremdriftsrapporter tyder på at behovet for klare og enkle krets.

I begynnelsen bør forklare hensikten med å presentere informasjon og logikk. Klargjøre sekvensene og for presentasjon og skape en innholdsfortegnelse. En tabell er nødvendig å gi en kort forklaring, hvorfor valgte du dette skjemaet.

Innvendige og underseksjoner bør også følge enhet presentasjonen. Slik at dokumentet vil bli bedre forstått, som et resultat det er lettere forstått. Rapporten for tidsperioden er ganske passende illustrasjon i form av diagrammer og grafer som letter oppfatning. Men her må vi følge regelen om "gyldne middelvei": en solid tekst, samt eksklusive visuelt materiale svært raskt dekk.

stylistics

For den gjennomsnittlige arbeidstaker, kanskje den vanskeligste skriving er terminologien og ordlyden. Patetisk rapporten vil se unaturlig og vil føre til en negativ reaksjon fra ledelsen. For enkelt språk (otkserit 25 dokumenter, for eksempel) også frastøte leseren.

Men det bør unngå mønstre. Det eneste unntaket er dokumentet som ingen noensinne leser. Med disse målene, vi noen ganger møter, men i denne artikkelen er vi interessert i det virkelige (ikke pro forma opprettet) rapporterer.

I alle fall bør vi ikke snakke bare om prestasjoner. For å understreke behovet for å fortelle deg om de vanskelighetene under arbeidet. Blant annet kompleksiteten i analysen - det er mat for tanken om arbeidsmarkedet optimalisering for seniorer. Eksempler på fremdriftsrapporter si at du ikke bør bruke strømlinjeformet setninger som "utilfredsstillende tilstand", "møtte vanskeligheter", etc. Det er bedre å kalle en spade for en spade: .. "brutt kopimaskin", "mangel på tilgang til Internett", "mangel på eller forsinkelse i mottak av informasjon fra dual-kortet". Alt dette gjør at vi kan tilstrekkelig og objektivt vurdere den nåværende situasjonen i selskapet.

Evaluering av resultater

Hvert resultat må bekreftes tall. Denne spesifikasjonen gir en forståelse av dynamikken i utvikling.

Du må også spørre og kriteriene for evaluering. Vil dette forrige rapporteringsperiode (hvis en rapport for kvartalet, for eksempel) eller omvendt, prosentandelen av å oppfylle disse målene bestemmer forfatteren av dokumentet.

Generelt kan fullmakter fortelle mye om prosessen med oppgaven. For ytterligere analyse, er det også et vell av informasjon. Fra definisjonen av forsøk på å forstå den riktige målsetting.

Fra problem til løsning

De fleste av rapportene som er utarbeidet på grunnlag av beskrivelser av fremgang. Vinnende ser et dokument som er godt synlig forholdet problem løsning. Leseren vil umiddelbart forstå hva de metoder og utstyr (om nødvendig) utøver tar for rettidig og kvalitet for oppgaven.

Flere detaljer utarbeidet av kjedens bestemt problem - dens årsaker - sette mål - en beslutning "umiddelbart bringer tankene til behovet for å sende en daglig rapport i tabellform. Og tellingen og navnene er allerede kjent. Presentert på denne måten informasjonen er lett å lese og analysere.

Presentasjon av kvantitative indikatorer

I tilfeller når rapporten består hovedsakelig av digitale data, tabellform bare kan være svært vanskelig å forstå. En kontinuerlig strøm av tall bokstavelig talt bar leseren i noen få minutter. En annen ting - fargerike diagrammer og grafer. De er tydelig, klar, legkochitaemy.

Hvert diagram er nødvendig for å gi en kommentar. I tillegg må du angi hvordan sammen de ulike tidsplaner; forklaring av årsak og virkning vil ytterligere lette analysen av rapporten.

Dersom det under operasjonen ble brukt materielle ressurser, ikke bare liste dem alle. I stedet bør du angi gevinsten. Tørk uttrykket "har blitt kjøpt kontorrekvisita" høres helt annerledes, hvis du skriver: "opprettet 2 stillinger, og dermed forbedre produksjonsavdelingen"

Hvordan lage papir

Til tross for at det ikke er enkelt form for forberedelse, kan en fremdriftsrapport gjøres i henhold til statlige standarder, definerer de grunnleggende kriteriene for vitenskapelig arbeid. Det foreskrevne krav til formatering type og skriftstørrelse , og så videre. N.

Som for lesbarheten av dokumentet, så her er noen tips:

- Prøv å holde i samme avsnitt var det ikke mer enn 5 forslag;

- nøkkelindikatorer kan bli isolert eller skriftfarge;

- Bryt teksten slik at tabellen eller diagrammet ikke opptar hele siden; sørg for å gi rom for kommentarer til dem;

- lage et klart og konsist sammendrag av rapporten.

Disse tipsene vil bidra til å lette oppfatning av rapporten, noe som betyr at leseren er i utgangspunktet satt på lojalitet til forfatteren av dokumentet. Tenk deg at du - sjefen. Og gjøre en slik rapport, som du ville være nyttig og interessant å lese.